Tivia Uusimaa ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Tivia Uusimaa ry, Y-tunnus: 0222451-8
Lars Sonckin kaari 12, 02600 Espoo
Sähköposti: uusimaa@tivia.fi

  1. Yhteyshenkilö

Rekisterin käsittelijä on Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry (TIVIA), jossa on yhteyshenkilö:

Anneli Ranta-Kuusinen
Lars Sonckin kaari 12, 02600 Espoo
Sähköposti: jasenasiat@tivia.fi

  1. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekisterin nimi on Tivia Uusimaa ry:n jäsenrekisteri.

Rekisteröidyt ovat:

Yhdistyksen henkilöjäsenet

  • varsinaiset henkilöjäsenet
  • nuorisojäsenet, jotka voivat olla alle 15-vuotiaita
  • perhejäsenet, jotka asuvat samassa osoitteessa varsinaisen jäsenen kanssa

yhdistyksen yritys- ja yhteisöjäsenet
tapahtumiin ja koulutuksiin osallistujat tapahtumakohtaisesti
yhdistyksen luottamus- ja muut toimihenkilöt
yhdistyksen verkostojen jäsenet
yhdistyksen yhteistyökumppanit

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon laadinta ja ylläpito sekä muu jäsenyyden hallinnointi
  • TIVIAn yhteiskunnallinen tehtävä it-alan tutkimustiedon tuottajana ja välittäjänä
  • tutkimustoiminta ja muu alaan liittyvä viestinnällinen toiminta liittyen Euroopan laajuiseen yhteistyöhön

Tämän lisäksi rekisterinpitäjä voi käyttää tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • jäsenetulehtien tilaajarekisterin osoitetietojen ylläpito lehtien toimittamista varten
  • TIVIAn ja yhdistyksen jäsenetujen toimittaminen sekä jäsenpalveluista ja eduista tiedottaminen
  • rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden tarjoamien etujen ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
  • asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta
  • alan tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointi jäsenistölle
  • jäsenyhdistysten jäsentoiminta
  • verkkopalveluilla tapahtuva toiminta
  • jäsenmaksujen laskuttaminen ja yhdistysosuuden tilitys jäsenyhdistyksille
  • rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
  • tutkimustoiminnalliset ja tilastolliset tarkoitukset sekä jäsenmatrikkelin tuottaminen
  • tietotekniikka-alan, päättäjien, ammattilaisten ja yhdistystoiminnan historia- ja arkistotiedon kerääminen tutkimustarkoituksiin
  • sertifiointitoimintaan liittyvä tietojen käsittely, mm. ilmoittautumiset, suoritustiedot, ja sertifiointiin liittyvät maksutiedot
  1. Rekisterin tietosisältö

Jäseneen liittyvät tiedot:

  • täydellinen nimi
  • kotikunta ja -maa
  • lähiosoite
  • postinumero ja -toimipaikka
  • jäsennumero
  • puhelin- ja matkapuhelinnumero
  • sähköposti
  • syntymäaika
  • ammattinimike
  • työnantaja
  • kielikoodi
  • jäsenen suostumus suoramarkkinointiin
  • käyttäjätunnus ja salasana
  • osaaminen
  • koulutus

Jäsenyyteen liittyvät tiedot:

  • jäsenyhdistys, jonka kautta henkilö/yhteisö on TIVIAn jäsen
  • jäsenyydet
  • jäsenlaji
  • liittymis- ja eroamisajankohta
  • jäsenetuvalinnat
  • jäsenmaksutiedot
  • tieto jäsenen osallistumisesta yhteisön järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin
  • henkilöön liittyvät liiton luottamus- ja järjestötehtävät ja niihin liittyvät toimikaudet
  • yritysjäsenen kohdalla lisäksi tieto yhteyshenkilöstä, y-tunnus ja www-sivujen osoite
  • henkilön (ei-jäsen) osallistuminen yhteisön järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin
  • sertifikaattisuoritukset: Ilmoittautuminen sertifiointikokeisiin, niihin liittyvät maksutiedot ja sertifikaattisuoritukset
  • tutkimus- ja markkinointitarkoituksiin kerättävät tiedot
  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot sekä korjata ne kirjautumalla itse jäsenrekisteriin.
Henkilö voi myös esittää tarkastuspyynnön, jolloin siinä tulee olla mukana tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero ja käyttäjätunnus (jäsennumero tai sähköposti).

Tarkistuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
TIVIA ry/Anneli Ranta-Kuusinen
Lars Sonckin kaari 12
02600 Espoo

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat@tivia.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä vastustaa häneen kohdistuvaa automaattista päätöksentekoa. Tätä oikeutta koskeva pyyntö on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat@tivia.fi.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään tai hänen edustajaltaan. Tietolähteenä ovat jäsenten liittyessä antamat tiedot sekä jäsensuhteen aikana jäseniltä saadut tai kerätyt tiedot. Jäsentietomuutoksia vastaanotetaan tarvittaessa myös mm. jäsenetuna tulevan lehden välittämänä sekä jäsenmaksun maksajana olevan työnantajan ilmoituksesta, palveluiden oston ja käytön yhteydessä sekä internetpalvelun omat tiedot -osiossa. Henkilöistä kerätään tietoja markkinointirekisteriin myös kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti.

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenten tietoja voidaan suoramarkkinointikiellosta huolimatta aina luovuttaa TIVIA ry:n yhteistyökumppaneille jäseneduista tiedottamista varten. Tämän lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin sekä historiantutkimusta ja -kirjoittamista varten TIVIA ry:n tai yhdistyksen valitsemille yhteistyökumppaneille.

Jäsenten tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa sääntöjen mukaisen toiminnan toteuttamista varten. Yhdistys tukee sääntöjensä mukaisesti jäsentensä verkostoitumista ja voi jakaa verkostojen jäsenille kaikkien verkostoon kuuluvien nimi- ja yhteystiedot.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Yhdistykseen liittyvät henkilötiedot poistetaan 2 vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisen jälkeen ellei ole lakisääteistä syytä pidempään säilytykseen.

  1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietojen käsittelijä TIVIA ry voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle TIVIA-yhteisön käyttäessä alihankkijoita tietojen käsittelyyn. Siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

  1. Evästeet ja selailun seuranta

Voidaan kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan yhdistyksen ja TIVIAn ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelut voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojen turvallisuuden varmistamiseksi:

Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen sekä rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt rekisterinpitäjän oman yhdistyksen jäsentietojen osalta.

Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.

Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

 



Tapahtumien markkinointi- ja osallistujarekisterien sekä verkostojen jäsenrekisterien tietosuojaseloste

TIVIA Uusimaa ry
Y-tunnus 0222451-8
Lars Sonckin kaari 1
02600 Espoo

Henkilötietoja käytetään yhdistyksen tapahtumien ilmoittautumisten vastaanottoon, tapahtumien järjestämiseen sekä niistä tiedottamiseen.

Rekisteriin kerätään kuhunkin tapahtumaan tarvittavat tiedot rekisteröidyiltä itseltään: nimi, yhteystiedot, ruoka-ainerajoitukset sekä muita tilaisuuteen liittyviä tietoja. Ulkomailla järjestettävien tapahtumien osalta kerätään syntymäaika sekä muita matkalippujen saamiselle välttämättömiä tietoja.

Henkilöistä kerätään tietoja rekisteriin myös markkinointia ja tiedottamista varten. Tietoja poimitaan Tivia-yhteisön jäsenrekistereistä huomioiden jäsenten mahdollisesti antamat markkinointikiellot. Tietoja kerätään myös kontaktien yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti (sähköposti, tekstiviesti tai käyntikortti).
Tietoja säilytetään se aika, mikä on välttämätöntä tässä mainittujen käyttötarkoitusten vuoksi.

Verkostot:
Yhdistyksen jäsenten on mahdollista verkostoitua nimettyjen teemojen mukaan. Jäsen voi ilmoittautua verkoston jäseneksi joko tapahtumien yhteydessä tai ilmoittautumalla jäsenrekisterin hoitajalle. Verkoston jäsenen yhteystietoja säilytetään verkoston toiminnan ajan ellei jäsen itse eroa verkostosta tai koko yhdistyksestä.

Tietoja saavat käyttää rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt. Tietojen käyttö edellyttää yksilöllisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

Rekisteriä käsitellään Google Suite -palvelussa, joka on EU:n tietosuojavaatimusten mukainen käsittelijä. Tietoja voidaan teknisistä syistä säilöä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella.

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä korjauttaa ne. Heillä on myös oikeus tietojen poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä vastustaa heihin kohdistuvaa automaattista päätöksentekoa. Näihin liittyvät pyynnöt on tehtävä rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat@tivia.fi.